Privacy statement

AVG verklaring

Hierbij verklaart de Stichting AVG voor Verenigingen dat De Lofstem-Oosterbeek het AVG programma geheel of gedeeltelijk heeft doorlopen. De Lofstem-Oosterbeek verklaart hiermee dat de inspanningen zijn verricht zoals die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Indien niet alle programmaonderdelen zijn afgewerkt en de verklaring toch wordt aangevraagd, dan is geen volledige invulling gegeven aan de eisen van de wetgever. De Stichting AVG voor Verenigingen adviseert de openstaande punten alsnog zo snel mogelijk af te werken en in elk geval in het programma een aantekening te maken wanneer dit zal gebeuren.

In de hierna volgende verklaring staan alle onderdelen/stappen die De Lofstem-Oosterbeek heeft doorlopen om te voldoen aan de AVG-wetgeving. Per onderdeel is duidelijk aangegeven welke gegevens en onderdelen van de wet van toepassing zijn en hoe daar aan voldaan is. Waar nodig is additionele informatie verstrekt ter verduidelijking van de situatie.

De Lofstem-Oosterbeek begrijpt dat AVG-wetgeving continu van toepassing is en dat wij regelmatig de gegevens moeten controleren en updaten.

Met het volledig doorlopen van het AVG-programma van de Stichting AVG voor

Verenigingen heeft De Lofstem-Oosterbeek kennis over de materie ontvangen die door de AVG wordt geraakt, en verklaart zelf naar eer en geweten aan de wet te voldoen. De onderdelen van de zelfverklaring door De Lofstem-Oosterbeek zijn te vinden op de volgende pagina(‘s) van deze verklaring. Aldus opgemaakt te Gorinchem,

d.d. 8-9-2021, door Stichting AVG voor Verenigingen gevestigd aan de Stephensonweg 14 te Gorinchem.2.1 Inventarisatie persoonsgegevens

Geef hieronder aan welke persoonsgegevens binnen jouw vereniging gebruikt worden.

Gewone persoonsgegevens

 Naam / voorletters / tussenvoegsel

Titels

Adres

Postcode

Plaats

Provincie

Land

Woonplaats

Telefoonnummer

Faxnummer

E-mailadres

Website

Geslacht

Geboortedatum

Geboorteplaats

Overlijdensdatum

 Burgerlijke staat

LinkedIn

Facebook

Twitter

Werkzaam bij organisatie

Bankrekeningnummer

Inloggegevens (gebruikersnaam / wachtwoord)

Voertuig kentekenplaat

Salarisgegevens

Andere gewone persoonsgegevens

Sopraan, Alt, Tenor, Bas. Voorzitter, secretaris, penningmeester, algemeen bestuursleden.  

Aanvang lidmaatschap.

Bijzondere persoonsgegevens

 Ras of etnische afkomst

Politieke opvattingen of voorkeur

Religieuze opvatting of overtuiging

Lidmaatschap van een vakbond

Genetische of biometrische gegevens met het oog op unieke identi catie

Gegevens over gezondheid

 Gegevens over seksuele geaardheid

Strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen

 Paspoort kopie, waarop pasfoto zichtbaar is (zonder voorlegger gekopieerd)

BSN-nummer

Aantekeningen bijzondere persoonsgegevens

–3.1 Inventarisatie doelbinding

Welke persoonsgegevens verwerk je, met welk doel en heb je ze daar ook voor gekregen?

Dat noemen we ‘doelbinding’. Het is belangrijk dat je persoonsgegevens alleen verwerkt (dus opslaat en gebruikt) voor de doeleinden waarvoor je deze hebt verkregen.

Voor de inventarisatie van de vormen van doelbinding binnen de verenigingen hebben wij onderstaand schema gemaakt. Voor doelbindingen die bij sommige verenigingen veel voorkomen, hebben wij het schema al ingevuld en die kun je dus zo aanvinken. (Voorbeeld: schoenmaat bij sportclubs). Komen er binnen je vereniging nog andere doelbindingen voor, dan kun je deze in de open vorm noteren bij 3.3.

LET OP: Het is verstandig om zo min mogelijk persoonsgegevens te hanteren. Vraag dus alleen de gegevens die je echt nodig hebt voor het goed functioneren van je vereniging.

(N = Naam, A = Adres, W = Woonplaats, T = Telefoon, E = emailadres)

Lidmaatschap

boekhouding

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

–

Gegevens voor contact met koorleden

Lidmaatschap en extra profiel informatie

Persoonsgegevens: NAWTE + pro elinformatie zoals: schoen- en/of kledingmaat, dieet wensen, etc.

boekhouding

Lidmaatschap en medische gegevens

Persoonsgegevens: NAWTE + medische gegevens

Lidmaatschap en BSN

Organisaties buiten de overheid mogen het BSN (burger-servicenummer) alleen gebruiken als dat volgens de wet is toegestaan. Anders mag het niet! Het is toegestaan voor bijvoorbeeld werkgevers, zorgverleners zoals huisartsen en apotheken en ook voor zorgverzekeraars. Ook in het onderwijs wordt het BSN gebruikt. Hier heet het ook wel onderwijsnummer of persoonsgebonden nummer. Organisaties kunnen niet onder het verbod uitkomen door mensen toestemming te vragen voor het gebruik van hun BSN!

Persoonsgegevens: NAWTE + BSN

Aanmelden voor nieuwsbrief Persoonsgegevens: Naam en e-mailadres

maximaal 3 maanden

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

–

In principe per maand één nieuwsbrief met nieuws met betrekking tot het koor

Prospect, stakeholder-/lobbycontacten en geïnteresseerde

Persoonsgegevens: NAWTE

5 jaar

Stakeholder-/lobbycontacten met politieke voorkeur

Persoonsgegevens: NAWTE + politieke voorkeur

5 jaar

VvE-leden en -gebruikers

Het bestuur van de VvE dient op grond van het reglement ex artikel 5:112 BW een register bij te houden van eigenaars en een register van gebruikers. In dit register zijn persoonsgegevens opgenomen.

Persoonsgegevens: NAWTE + bankgegevens + kentekengegevens Grondslag: Akte van splitsing en het reglement ex artikel 5:112 BW

Verwerkingen:

Beheeractiviteiten van de VvE in de breedste zin van het woord in het belang van (en met toestemming van) de (gezamenlijke) eigenaars

voorts alleen in de nanciële administratie voor maximaal 7 jaar

Medewerkers

maximaal 7 jaar in de boekhouding

Medewerkersfoto’s op de website

Persoonsgegevens: Naam + foto

maximaal 3 maanden

Vrijwilligers

maximaal 3 maanden

Direct marketing (alleen bellen of papier)

Persoonsgegevens: NAWTE

organisatie of haar diensten/producten

Digitale direct marketing (e-mail, facebook, LinkedIn, fax, SMS etc.)

Persoonsgegevens: NAWTE

organisatie of haar diensten/producten3.3 Beschrijving van extra doelbinding

Als je meer persoonsgegevens, verwerkingen en/of overeenkomsten hebt dan bij 3.1 beschreven, voeg deze dan hieronder toe. Voeg de extra beschrijving over doelen en doelbinding hieronder toe zodat we die kunnen opnemen in de AVG-verklaring.

Toelichting:

–

Privacy policy vindbaar, verwijzing in documenten

De privacy policy van de vereniging moet voor iedereen waarvan je persoonsgegevens verwerkt vindbaar zijn. Het eenvoudigste is om deze op de website van de vereniging te zetten en op elke pagina (onderaan) een link hier naar toe te leggen.

Wij als vereniging hebben onze privacy policy zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging.

Wij als vereniging hebben onze privacy policy niet vindbaar gemaakt op de website van de vereniging.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

Ons privacy policy is vindbaar op onze website

In alle overeenkomsten (documenten waarin persoonsgegevens gevraagd worden) moet een verwijzing staan naar de privacy policy.

Wij als vereniging verwijzen in al onze documenten waarin persoonsgegevens staan (lidmaatschap overeenkomst, aanmeldingsformulier, etc.) naar onze privacy policy op de website van de vereniging.

Wij als vereniging verwijzen in documenten waarin persoonsgegevens staan (lidmaatschap overeenkomst, aanmeldingsformulier, etc.) niet naar onze privacy policy op de website van de vereniging.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

Vanaf heden staat er een verwijzing naar de privacy policy op het aanmeldformulier

Werken met verwerkersovereenkomst

Als vereniging mag je persoonsgegevens niet doorgeven aan een andere partij welke ten behoeve van jou persoonsgegevens verwerkt zonder een verwerkersovereenkomst. In een verwerkersovereenkomst spreek je af wat de ander met de gegevens mag doen én ook vooral wat niet.

Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen.

Wij als vereniging verklaren dat wij ook persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Wij als vereniging verklaren dat wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

Doorgeven van gegevens omtrent optredens en andere relevante zaken van het koor De Lofstem-Oosterbeek aan de webmaster, zodat deze de gegevens op de website kan plaatsen.

Toegangsbeveiliging

Om zeker te weten dat alleen geautoriseerde personen de persoonsgegevens kunnen inzien en bewerken, moeten deze altijd beveiligd zijn met een wachtwoord en als het kan ook met een gebruikersnaam. Zo kun je een Excel-bestand beveiligen met een wachtwoord en een PC voorzien van een gebruikersnaam en een wachtwoord. Zorg er dus voor dat je altijd minimaal één keer een wachtwoord moet weten voordat je de persoonsgegevens van jouw vereniging kunt inzien of bewerken.

Wij als vereniging hebben persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord.

Wij als vereniging hebben persoonsgegevens niet altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord.

Wij als vereniging hebben geen persoonsgegevens elektronisch opgeslagen en hebben daarom geen toegangsbeveiliging.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

Persoonsgegevens staan achter een wachtwoord

Software en antivirussoftware up-to-date

Om systemen zo veilig mogelijk te laten zijn, moet je ze up-to-date houden. Dit doe je door het aanzetten van het automatisch ophalen en installeren van updates van de software. Zorg ook voor goede antivirussoftware. Zorg ervoor dat alle software ingesteld is op het automatisch ophalen en uitvoeren van updates. Maak goede afspraken met al je softwareleveranciers.

Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren.

Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens niet alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren.

Wij als vereniging hebben geen persoonsgegevens elektronisch opgeslagen en hebben daarom geen software updates.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

Beveiligingssoftware geïnstalleerd

Opslaan alleen binnen de EU

Binnen de EU is het niveau van gegevensbescherming gelijk. Dat komt omdat alle EU lidstaten moeten voldoen aan de AVG. Als je persoonsgegevens verwerkt buiten de EU, bijvoorbeeld door deze te laten verwerken door een partij buiten de EU of een internationale vereniging, moet je kijken of er een passend beschermingsniveau bestaat voor dat land , bijvoorbeeld door een adequaatheidbesluit van de Europese Commissie. Je moet ook weten en kunnen aantonen dat er passende of geschikte waarborgen zijn, en hoe er een kopie van kan worden verkregen of waar ze kunnen worden geraadpleegd.

De wetgever is dus extra streng als je persoonsgegevens wilt verwerken/opslaan buiten de EU. Als je dat toch zou willen, dan moet er heel veel geregeld worden bovenop de normale AVG-verplichtingen. Dus check of je dienstverlener (drukker, verspreider, enz.) de toevertrouwde persoonsgegevens binnen de EU opslaat.

Het is dus het makkelijkste om persoonsgegevens alleen te verwerken binnen de EU, dit raden wij daarom ook sterk aan.

Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Wij als vereniging verklaren dat wij ook persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

Persoonsgegevens worden alleen binnen onze vereniging gebruikt.

Data back-up

Om de persoonsgegevens te beschermen tegen het verlies of diefstal moet je back-ups maken. Het is noodzakelijk om dat regelmatig te doen. Zorg ervoor dat deze back-up veilig wordt opgeborgen.

Wij als vereniging hebben de opgeslagen persoonsgegevens beveiligd met een back-up.

 Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens niet beveiligd met een back-up.

Wij als vereniging hebben geen persoonsgegevens elektronisch opgeslagen en hebben daarom geen back-up.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

Er wordt regelmatig een back-up gemaakt van de persoonsgegevens op een andere gegevensdrager.Geautoriseerde medewerkers

Via autorisatie regel je wie binnen de vereniging welke persoonsgegevens mag verwerken.

In onze vereniging hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot de persoonsgegevens van de vereniging.

In onze vereniging hebben ook niet geautoriseerde personen toegang tot de persoonsgegevens van de vereniging.

Beschrijf hieronder kort hoe jullie de autorisatie geregeld hebben:

Secretaris, penningmeester, algemeen adjunct en webmaster zijn geautoriseerd.

Onderstaande vragen zijn alleen ter bewustwording en hoeven niet precies ingevuld te worden!

Wij als vereniging hebben 4 personen geautoriseerd om de persoonsgegevens van de vereniging in te zien en te verwerken indien dit nodig in voor de uitoefening van hun functie.

 Wij als vereniging hebben van 85 personen de persoonsgegevens geregistreerd.

Vernietigen persoonsgegevens

Geef hieronder aan dat je vereniging alle persoonsgegevens vernietigt door bijvoorbeeld een regel te wissen in Excel en/of het versnipperen van een aanmeldingsformulier als er geen overeenkomst meer is. Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan voor verwezenlijking van de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Dus: na beëindiging van een overeenkomst worden de persoonsgegevens van die persoon vernietigd. Wijs aan wie verantwoordelijk is voor het vernietigen van persoonsgegevens of de controle op de vernietiging.

NB: Verscheuren en weggooien is onvoldoende. Schaf daarom een versnipperaar aan.

Let op: In de financiële administratie mogen (of eigenlijk: moeten!) deze persoonsgegevens nog wel blijven staan, want daar geldt een (wettelijke) bewaarplicht van 7 jaar.

Wij als vereniging verklaren dat wij alle persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.

Wij als vereniging verklaren dat wij geen persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

Gegevens van de desbetreffende persoon wordt verwijderd uit Excel en aanmeldingsformulier wordt vernietigd.

Toestemming voor direct marketing en bij minderjarigheid

Bij direct marketing

De wetgever maakt onderscheid tussen gewone direct marketing (bellen en post sturen) of digitale marketing (via e-mail, fax, Facebook, LinkedIn of sms). Doordat gewone direct marketing een organisatie geld kost zal dat altijd beperkt blijven. Juist digitale marketing is nagenoeg gratis en kan daardoor heel veel toegepast worden met alle gevolgen van dien.

Wij als vereniging vragen vooraf altijd toestemming voordat we iemand benaderen via digitale direct marketing.

Wij als vereniging vragen vooraf geen toestemming voordat we iemand benaderen via digitale direct marketing.

Wij als vereniging maken geen gebruik van digitale direct marketing.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

–

Bij minderjarigheid (jonger dan 16 jaar)

Als je persoonsgegevens online verwerkt van personen jonger dan 16 jaar via bijvoorbeeld een app, online game, webwinkel of via sociale media, dan moet je daarvoor altijd schriftelijk een toestemming hebben van de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Geef hieronder aan dat je vereniging dat ook altijd zo doet.

Wij als vereniging verklaren dat wij alleen online persoonsgegevens van minderjarigen verwerken bijvoorbeeld een app, online game, webwinkel of via sociale media als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Wij als vereniging verklaren dat wij persoonsgegevens van minderjarigen online verwerken bijvoorbeeld een app, online game, webwinkel of via sociale media

zonder dat daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Wij als vereniging verklaren dat wij geen persoonsgegevens van minderjarigen online verwerken bijvoorbeeld een app, online game, webwinkel of via sociale media.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

Wij hebben gen minderjarigen bij onze verenigingPapieren documenten en beveiliging

Als persoonsgegevens ook vastliggen op papier (denk aan aanmeldingsformulieren), dan moeten die papieren met persoonsgegevens achter slot en grendel zijn opgeslagen. Praktisch: bewaar dus alle papieren met persoonsgegevens in een kast die je steeds op slot doet. Alleen personen die voor hun werk voor de vereniging daarvoor toestemming hebben, mogen in die kast komen.

Wij als vereniging hebben papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot en grendel.

Wij als vereniging hebben niet alle papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot en grendel.

Wij als vereniging hebben geen papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan.

Beschrijf hieronder kort uw situatie:

Papieren documenten zijn er alleen bij secretaris en penningmeester

Datalekken

Iedereen in de vereniging moet op de hoogte zijn wat een een datalek is en wat je eraan moet doen. Geef aan wat voor jullie van toepassing is:

Binnen onze vereniging is iedereen op de hoogte van wat een datalek is. Ook is bekend waar dit intern gemeld moet worden zodat wij als vereniging adequaat het datalek kunnen afhandelen en documenteren.

Binnen onze vereniging is niet iedereen op de hoogte van wat een datalek is. Ook is niet bekend waar dit intern gemeld moet worden zodat wij als vereniging adequaat het datalek kunnen afhandelen en documenteren.

Beschrijf hieronder kort hoe jullie met datalekken omgaan:

Binnen het bestuur is dit bekend. Aan de leden wordt uitleg gegeven.Medewerkers geïnstrueerd

Wij hebben onze medewerkers als volgt geïnstrueerd:

 Alle medewerkers hebben de video van de Stichting AVG bekeken.

We hebben het onderwerp privacy bescherming in alle afdelingsoverleggen besproken.

 We hebben uitlegposters opgehangen.

We hebben alle medewerkers een brief gestuurd met uitleg en instructie.

We hebben met alle medewerkers een workshop over privacy bescherming gevolgd.

We hebben een nieuwsbrief voor alle medewerkers waarin we regelmatig aandacht besteden aan privacy bescherming.

Onze directeur/voorzitter heeft alle medewerkers opgeroepen extra aandacht te besteden aan privacy bescherming.

Hieronder is ruimte om te beschrijven hoe jullie de medewerkers geïnstrueerd hebben:

Alle leden van onze vereniging hebben een Privacy verklaring ondertekend.

16.3 Afronding

Naam vereniging: De Lofstem-Oosterbeek

Plaats:

Oosterbeek

Datum

03-05-2022

Je bent aan het eind van het stappenplan en je kunt nu de AVG-verklaring opvragen door te klikken op “Opvragen AVG-verklaring ”. De AVG-verklaring is een automatische samenvatting van alle vragen en antwoorden in het stappenplan. Na opvragen ontvang je deze binnen enkele minuten via de e-mail.

De AVG-verklaring is geen juridisch document maar een verklaring waarin je zelf verklaart dat je alle inspanningen hebt gepleegd om aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming te voldoen.

Wij zien in de praktijk dat sommige gebruikers de AVG-verklaring regelmatig opvragen en gebruiken als een todo-lijst.

Je kunt de AVG-verklaring zo vaak opvragen als je wilt.